Zo werk je als vrijwilliger samen met je gemeente

Aan de slag! met 10 tips

1. Infiltreer! Ga op bezoek bij de gemeente. Maak kennis met de ambtenaar die over natuur, groenbeleid en/of groenbeheer gaat. Verken wat deze weet over BKN, vraag na wat de gemeente daar al aan doet. Hebben de ambtenaren geen tijd, ga dan op gesprek bij de wethouder groen/openbare ruimte (vaak sluit de groen-ambtenaar dan 'vanzelf' aan).
   
2. Wees open en eerlijk. Heldere communicatie is dé voorwaarde voor een langdurige samenwerking. Spreek uit wat je als vrijwilligersgroep wel én niet leuk vindt om te doen. Licht toe welke expertise jullie wel (en niet) hebben. Verwachtingsmanagement aan het begin van de samenwerking voorkomt teleurstellingen in de toekomst.
   
3. Het is geven en nemen. Onderzoek wat je elkaar kan bieden, en hoe je elkaar verder kan helpen. Sluit aan op ambities van de gemeente uit de Omgevingsvisie en op doelen en projecten van de gemeente op het gebied van natuur, vergroening, klimaat en participatie. Afhankelijk van de 'politieke wind' kan een ambtenaar veel of weinig tijd aan natuur, vergroening of interactie met vrijwilligers besteden. Met iedere verkiezing kan dit weer veranderen, dus zorg dat je bij 'gunstige politieke wind' zo veel mogelijk BKN realiseert.
   
4. Ambtenaren zijn deskundig. Ze kennen het beleid en weten op welke manier de ontwikkeling en het beheer van het groen in de gemeente zijn geregeld. Ze weten welke andere belangen er lokaal spelen. De ecologische expertise van een ambtenaar varieert van beginner tot expert; een beleidsambtenaar heeft een andere ecologische expertise dan een groenbeheerder of een boominspecteur. Bepaal wat de ecologische kennis is van de ambtenaar en óf en hoe je de expertise in de gemeente kan versterken.
   
5. Wees geduldig! In een gemeente spelen altijd meerdere belangen. Het kost tijd om intern alle relevante afdelingen te spreken voordat een project in uitvoering kan. Iedereen wil voorkomen dat een project dat net is uitgevoerd, nog een keer op de schop moet omdat er ergens geen rekening mee gehouden is. Bespreek welke deelprojecten in uitvoering kunnen zonder andere gemeentelijke ambities te dwarsbomen. Verken hoe je de uitvoering van projecten als vrijwilligers kan ondersteunen (bewoners mobiliseren, subsidies aanvragen, ondersteunen in het beheer na uitvoering, etc.).
   
6. Hou de vinger aan de pols. Een ambtenaar heeft veel taken. Hou als vrijwilliger(sgroep) vinger aan de pols over de voortgang van jullie vraag/project maar temper je verwachtingen. Duurt een reactie erg lang, dan kan een vriendelijke herinnering geen kwaad. Vaak is een ambtenaar afhankelijk van antwoorden van collega's. Een ambtenaar kan geen antwoord bij een collega afdwingen, maar kan die wel (weer) aansporen tot een reactie.
   
7. Escaleer! Als vrijwilliger wil je dat er buiten wat verandert. Deze verandering is vaak een belangenafweging die een ambtenaar niet in zijn eentje kan maken; dat doet het college van Burgemeester en Wethouders (ook wel 'het college' of 'B&W'). Soms spelen er zulke grote belangen dat goedkeuring nodig is van de gemeenteraad. Via een gesprek met de wethouder, of door het laten stellen van vragen door een gemeenteraadslid, geef je jouw vraag 'politieke urgentie' en bespoedig je de beantwoording. De beantwoording van politieke vragen kost de ambtelijke organisatie veel tijd, dus 'pick your battles'. Een overdaad aan vragen zorgt voor minder tijd bij de ambtenaren voor uitvoering van BKN-projecten.
   
8. Houd rekening met werktijden. Veel vrijwilligersactiviteiten vinden plaats buiten de reguliere werktijd van een ambtenaar. Ook een ambtenaar heeft een privéleven, sociale afspraken en soms zijn eigen vrijwilligerswerk. Wil je dat een ambtenaar deelneemt aan een activiteit, stem dit dan tijdig af. Soms moet hier toestemming van de manager of wethouder voor komen (en dit kost weer afstemtijd).
   
9. Leg afspraken vast. Afspraken die je met de ene ambtenaar maakt, zijn vaak niet bekend bij andere ambtenaren. In een gemeentelijke organisatie is het door het veelvuldig wisselen van opslagsystemen en personen soms moeilijk om eerdere afspraken te achterhalen. Het is dus in jouw belang dat deze afspraken zijn opgeschreven zodat je hieraan kunt refereren.
   
10. Blijf zelfstandig. Alles wat je kan regelen zonder tussenkomst van de gemeente, gaat sneller. Vanwege de interne afstemming kost het regelen van budget, opstarten van projecten en mobiliseren van andere ambtenaren/afdelingen vaak veel tijd. Dus heb je zelf toegang tot subsidies of gereedschap, regel het zelf. Het is prima om de gemeente op de hoogte te houden of vooraf te vragen wat ze voor de vrijwilligers kunnen betekenen.

Deel je ervaring

Heb jij een succesvolle samenwerking met ambtenaren voor Basiskwaliteit Natuur? Of heb je juist een minder goede ervaring waar andere vrijwilligers iets van kunnen leren? Deel je successen en lessen met de wereld en met ons. Vertel je verhaal via het formulier op Groene Bondgenoten | Lokaal. Dan publiceren we het op onze website.
Of stuur ons een bericht via het contactformulier.